Business Events Stageperiode 2

De stagiair moet een evenement organiseren en evalueren. Een evenement wordt opgedeeld in acht opdrachten, die parallel lopen en passen bij de werkprocessen. Deze opdrachten worden uitgevoerd onder supervisie van de praktijkopleider, de student is hier zelf verantwoordelijk voor. Wanneer er binnen de tien weken geen geheel evenement kan worden uitgevoerd, wordt er een alternatieve opdracht gekozen. De verschillende opdrachten kunnen ook met verschillende evenementen worden gecombineerd. Maak hiervan dan samen met de praktijkopleider afspraken over. De verschillende opdrachten samen geven een beeld waaruit de praktijkopdracht aan moet voldoen.

Voorwaarde te organiseren evenement

Minimaal 25 personen (afhankelijk van de RIVM-richtlijnen)

Budget vanaf 150 euro

Catering: Crew en F&B voor bezoekers

Duur van het evenement is afhankelijk van het aantal bezoekers

Wanneer het niet lukt om alle opdrachten in een evenement in de praktijk uit te voeren kan ervoor gekozen worden dat die opdrachten tijdens andere evenementen worden uitgevoerd. Bij de start van de stage wordt dit besproken met de praktijkopleider.

Beoordeling

De student maakt een zelfevaluatie aan de hand van de rubric. De praktijkopleider vult de het beoordelingsformulier in. Beide formulieren worden besproken tijdens het (online) eindgesprek met de stagebegeleider. Het formulier voorzien van handtekening van de praktijkopleider wordt geüpload in de Canvas omgeving.

Wanneer de kerntaak op alle onderdelen voldoende is beoordeeld door de praktijkopleider kan de student toegang tot het examen in de volgende stageperiode vragen bij de Studieloopbaanbegeleider.

Leerdoelen

• Je kunt een gesprek voorbereiden en uitvoeren met de praktijkopleider of opdrachtgever.
• Je kunt een gespreksverslag maken waarin je eisen en wensen van je opdrachtgever beschrijft.
• Je kunt verschillende keuzemogelijkheden benoemen en afstemmen.
• Je kunt een voorstel doen en toelichten.

Je voorbereiding

Je zorgt ervoor dat je een gesprek voorbereidt met je praktijkopleider of opdrachtgever. Dit kan een intakegesprek of een briefing zijn. Je zoekt relevante informatie over de organisatie of de opdrachtgever. Daarnaast zoek je informatie over het te organiseren evenement. Hiervoor gebruik je interne en/ of externe bronnen. Je bekijkt goed je informatie en checkt welke informatie je nog niet hebt. Maak een lijst met vragen voor het aankomende gesprek of misschien is er op je stagebedrijf wel een standaard vragenlijst die je kunt gebruiken. Bedenk goed hoe jij jezelf en of het stagebedrijf wilt presenteren tijdens dit gesprek.

Uitvoering van het gesprek

• Daarna voer je dit gesprek daadwerkelijk uit met de praktijkopleider of opdrachtgever.
• Je maakt aantekeningen.
• Je beschrijft de wensen en de eisen van je opdrachtgever of de praktijkopleider.
• Je maakt afspraken hoe je verder werkt tijdens het evenement.
• Je vat het gesprek samen met de wensen en de eisen van de opdrachtgever en de gemaakte afspraken.

Bedenken van creatieve ideeen

• Bedenk aan de hand van de informatie die je hebt (creatieve) ideeën en concepten.
• Stem dit af met je praktijkopleider of je leidinggevende.

Maken van een voorstel

Je maakt een voorstel voor het evenement waarin je de belangrijkste kenmerken en onderdelen beschrijft. Dit voorstel presenteer je aan je praktijkopleider.

Gespreksverslag.

• Vertaling naar creatieve ideeën.
• Voorstel en toelichting hierop voor het evenement.
• Voeg je producten in je portfolio bij Kerntaak 1.

Leerdoelen

• Je kunt een voorstel omzetten tot een plan van aanpak.
• Je kunt het plan van aanpak afstemmen met je collega’s of praktijkopleider.
• Je kunt wanneer het nodig is aanpassingen maken op je plan van aanpak.
• Je kunt een eerste opzet maken voor het draaiboek.

Plan van aanpak

Het voorstel wat je in de vorige opdracht hebt gemaakt werk je uit tot een plan van aanpak. De volgende hoofdstukken verwerk je hierin: Doel (korte samenvatting van de inhoud van het evenement; wat het evenement inhoudt: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe)

• Resultaat
• Begroting
• Planning of Voorbereidingsdraaiboek
• Activiteiten
• Locatie
• Interne communicatie
• Externe communicatie
• Controle en bijsturing (risicoanalyse)
• Evaluatiemethode en nazorg
• Dit plan bespreek je met een collega of je praktijkopleider.
• Toelichting op plan van aanpak

Je plan presenteer je aan de praktijkopleider en vraagt er goedkeuring op te geven. Wanneer het nodig is maak je aanpassingen. Stem die aanpassingen af en laat je definitieve plan goedkeuren door de praktijkopleider.

Opzet draaiboek

Je maakt een opzet voor een draaiboek wat je kunt gebruiken voor je collega’s. Gebruik hier het bedrijfsformat voor. Voor de opzet van dit draaiboek verwerk in Excel of Word een tijdsschema, taakverdeling en een personeelsplanning.

(in opdracht drie ga je aanvullingen maken over het vervoer van materiaal en personen)

Je kunt de volgende opdrachten hier uploaden;

• Definitief Plan van Aanpak
• Opzet voor het draaiboek.
• Voeg je producten in je portfolio bij Kerntaak 1.

Leerdoelen

• Je kunt afspraken maken met betrekking tot de kosten van het vervoer van materiaal en personen.
• Je kunt afspraken vastleggen in een draaiboek
• Je kunt de voortgang bewaken van de uitvoering van het logistieke proces van materiaal en personen en houdt hierbij de veiligheid in het oog.

Inplannen van het vervoer

Je maakt een planning van alle materialen en personen die je moet vervoeren. Je houdt rekening met de kosten en de informatie uit het plan van aanpak. Wanneer het nodig is overleg je, vraag je advies aan collega’s of zoek je informatie op .

Je maakt afspraken over het vervoer met betrokkenen en je legt de afspraken vast in het draaiboek.

Bewaken van de voortgang en de uitvoer

Je bewaakt de voortgang en de uitvoering van het evenement en houdt rekening met de randvoorwaarde zoals veiligheid. Wanneer het nodig is zet je acties uit en pas je het draaiboek aan.De afspraken met de leveranciers voor de materialen en het vervoer van de personen. Denk bijvoorbeeld aan e-mails, contracten, opdrachtbevestigingen van leveranciers of het personenvervoer.
Update van het draaiboek.
Voeg je producten in je portfolio bij Kerntaak 1.

Leerdoelen

• Je kunt overleggen met de betrokkenen en afspraken maken over de kosten en de planning die leiden tot de inrichting van de ruimte en de installatie van het materiaal.
• Je afspraken kun je vastleggen in het draaiboek en een plattegrond toevoegen.
• Je kunt de voortgang en uitvoering van het evenement bewaken van de inrichting van de ruimte, de installatie van het materiaal en de naleving van de veiligheid.

Plannen van de inrichting en het installeren

Je houdt rekening met de kosten en andere onderdelen van je plan van aanpak en je maakt afspraken met de betrokkenen. Het draaiboek ga je aanvullen met afspraken die je maakt over de inrichting van de ruimten en hoe materiaal wordt geïnstalleerd.

Bewaken van de voortgang en uitvoering

Je zorgt ervoor dat de uitvoering van de inrichting en de installatie van het materiaal volgens plan verlopen, daarnaast houd je rekening met de randvoorwaarde veiligheid. Wanneer het nodig is grijp je in en zet je passende acties uit. Wanneer het nodig is pas je het draaiboek aan.

Verslag wat je hebt gedaan voor dit werkproces met de gemaakte afspraken, offerte en opdrachtbevestigingen.
Geactualiseerd draaiboek met plattegrond.
Voeg je producten in je portfolio bij Kerntaak 1.

Leerdoelen

• Je kunt verschillende cateringbedrijven onderzoeken en beoordelen op geschiktheid voor een evenement.
• Je kunt advies uitbrengen over een geschikt cateringbedrijf.
• Je kunt overleggen met de betrokkenen en afspraken maken waarin je rekening houdt met de kosten en het draaiboek.
• Je kunt de betrokkenen vooraf van het evenement informeren over de uitvoering

Advies cateringbedrijven

• Je doet onderzoek naar bedrijven die de catering kunnen verzorgen voor het evenement, je brengt in kaart welke bedrijven hiervoor geschikt zijn waarbij je let op de kosten en andere onderdelen van het plan van aanpak.
• Wanneer het nodig is overleg je en vraag je advies of zoek je ontbrekende informatie op.
• Je brengt een advies uit over een passend cateringbedrijf aan je praktijkopleider.

Afspraken catering

Je gaat de benodigde afspraken maken over de catering met de betrokkenen en je legt de afspraken vast in het draaiboek.

Informeren & instrueren

• Je informeer en geeft instructie aan de betrokkenen voorafgaand aan de uitvoering van het evenement.
• Verslag wat je hebt gedaan voor dit werkproces met de gemaakte afspraken, offerte en opdrachtbevestigingen.
• Een advies over cateringbedrijf/-bedrijven.
• Afspraken die je hebt gemaakt met betrekking tot de catering.
• Een beschrijving van de briefing voor de betrokkenen.
• Geactualiseerd draaiboek met verwijzingen naar de afspraken.

Voeg je producten in je portfolio bij Kerntaak 1.

Leerdoelen

• Je hebt inzicht in de medewerkers van het bedrijf.
• Je leert een uren- en afwezigheidsregistratie bij te houden en de financiële afhandeling te regelen.
• Je leert de behoefte van personeel voor een evenement om te zetten in een realistische planning

Stageopdracht

1. Je gaat het draaiboek aanvullen met het in kaart brengen hoeveel personeel er nodig is voor het evenement.
2. Je maakt een werkplanning voor de genoemde werknemers of vrijwilligers.
3. beschrijf op welke manier je de werknemers duidelijk gaat informeren over de werkzaamheden.
4. beschrijf op welke manier wordt de uren- en afwezigheidsregistratie binnen de organisatie en het evenement georganiseerd.
5. Voeg je producten in je portfolio bij Kerntaak 1.

Leerdoelen

Je kunt een veiligheids- en ontruimingsplan controleren op volledigheid en de actualiteit aan de doelgroep en de medewerkers van het evenement. Je hebt inzicht in de arbeidsveiligheid van de medewerkers voor, tijdens en na het evenement. Je kunt overleggen met je praktijkopleider en waar het nodig is doe je een voorstel tot verbetering van de veiligheid. Hierbij wijs je op aandachtspunten en ondersteun je wanneer het mogelijk is bij het beoordelen (van offertes), het selecteren, inhuren en instrueren van beveiligingspersoneel en organisaties.

Controleren veiligheidsaspecten

In deze opdracht ga je het veiligheids- en ontruimingsplan controleren op de volledigheid ervan en de actualiteit. Voorafgaand, tijdens en nadien van het evenement controleer je de arbeidsveiligheid van de medewerkers.

Met de opdrachtgever of de praktijkopleider heb je een overleg over de verbetering van de veiligheid en je wijst op aandachtspunten. Daarnaast ondersteun je bij het beoordelen en het selecteren van de offertes van het beveiligingspersoneel en organisaties. Je ondersteunt bij het inhuren en instrueren van beveiligingspersoneel en organisaties. Waar nodig pas je het draaiboek aan en vul je het bij.

• Geactualiseerd draaiboek met verwijzing naar het veiligheids- en ontruimingsplan van de evenementenlocatie.
• Verslag van het veiligheidsoverleg.
• De veiligheidsbriefing naar het personeel tijdens het evenement.

Voeg je producten in je portfolio bij Kerntaak 1.

Leerdoelen

• Je kunt een instructie verzorgen aan het personeel naar aanleiding van het draaiboek.
• Je kunt tijdens het evenement en naderhand werken met het actuele draaiboek, je communiceert, anticipeert en grijpt in wanneer het nodig is.
• Je kunt kritisch de bijzonderheden registreren in het evaluatie verslag.
• In je evaluatierapport kun je conclusies en aanbevelingen noteren over de doelstellingen en de totstandkoming van het evenement.
• Je kunt het evaluatierapport presenteren en toelichten aan de praktijkopleider.

Uitvoering van het evenement

Je zorgt ervoor dat je tijdens de personeelsbriefing de betrokkenen instrueert aan de hand van het draaiboek en dat je volgens het actuele draaiboek werkt. Je communiceert en kijkt vooruit en neemt acties waar het nodig is. Je bent kritisch en registreert bijzonderheden voor je evaluatierapport.

Evalueren van het evenement

Om het evenement goed te evalueren verzamel je de informatie aan de hand van je doelstelling van het evenement. Hieruit kun je conclusies trekken en beschrijven in je evaluatierapport. In dit rapport beschrijf je hoe het evenement is verlopen aan de hand van het plan van aanpak. Hoe verliep de briefing en in hoeverre is het draaiboek gevolgd. Je kunt gebruik maken van foto’s om uit te leggen wat je hebt gedaan. Reflecteer op wat je goed vond gaan en wat je de volgende keer anders zou doen. Je sluit het rapport af met conclusies en onderbouwde aanbevelingen.

Dit rapport presenteer je mondeling of schriftelijk aan je praktijkopleider.

• De briefing van je instructie voor het personeel van het evenement, beschrijf hoe je dit hebt aangepakt.
• Gepresenteerd evaluatierapport.
• Foto’s of video ter ondersteuning van jezelf op het evenement.

B1-K2 Treedt op als aanspreekpunt voor klanten/gasten

W1 Ontvangt de klant/gast

W2 Informeert en adviseert de klant/gast

W3 Verkoopt en/of verhuurt producten en/of diensten

W4 Signaleert en behandelt klachten

W5 Onderhoudt in- en/of externe contacten

Leerdoelen

• Je kunt een gesprek voeren met een gast of klant waarbij je jouw taal, gedrag en toon kunt aanpassen.
• Je kunt advies geven waarbij je rekening houdt met het commerciële belang.
• Je kunt gegevens verwerken en vaststellen of een gast tevreden is.

Je stageopdracht

Je gaat op onderzoek uit waarbij je contact maakt met twee verschillende gasten, je controleert of ze tevreden zijn met je samenwerking, het stagebedrijf en met jou. Je onderzoekt op welke manier je de relatie met de gast kan versterken door middel van informatie of advies te geven.

Je onderzoekt of de contactgegevens van de gast kloppen met de gegevens die het bedrijf heeft. Wanneer je hier aanpassingen moet maken geef je dat door of pas je dat aan wanneer dit binnen je verantwoordelijkheid valt.

De student maakt een zelfevaluatie aan de hand van een beoordelingsformulier. De praktijkopleider vult het beoordelingsformulier in. Beide formulieren worden besproken tijdens het (online) eindgesprek met de stagebegeleider. Het formulier van de praktijkopleider voorzien van handtekening van de praktijkopleider wordt geüpload in de Canvas omgeving.

Wanneer de kerntaak op alle onderdelen voldoende is beoordeeld door de praktijkopleider kan de student toegang tot het examen in de volgende stageperiode vragen bij de studieloopbaanbegeleider.

Gespreksverslag met minimaal 200 woorden waarbij je beschrijft:

• met wie je contact hebt gehad
• welke informatie en advies je hebt gegeven
• waarom je het advies of informatie hebt gegeven
• op welke manier je hebt bepaald of de gasten tevreden zijn
• hoe je de relatie met de gast kan verbeteren

Leerdoelen

• Je vormt een beeld van het commerciële doel van je stagebedrijf.
• Je krijgt inzicht in het assortiment van je stagebedrijf.
• Je leert vertrouwen op te bouwen bij je gasten.

Stageopdracht

Je maakt met de praktijkopleider samen afspraken welke gasten je advies kunt geven. Daarna verdiep je in het type gast en benoemt welke doelgroep dit is en welke kenmerken daarbij passen.

Wanneer je advies geeft heb je hierover kennis nodig waarmee je een gast kunt overtuigen, informeren en/of adviseren. Maak een vlog waarin je de kijker meeneemt en overtuigt in jouw kennis over het bedrijf, en waarom hij/zij het product of de dienst zou moeten afnemen.

Je kunt de volgende opdrachten hier uploaden:

• je vlog waarin je het bedrijf pitcht en advies geeft over een product of dienst
• verslag van het gesprek met de gast
• kopie van de factuur van verkoop/verhuur van het product of dienst.

Leerdoelen

Je krijgt inzicht in een klachtenprocedure van je stagebedrijf.

Je bent proactief in het oplossen van een klacht.

Je kunt afspraken maken om een klacht op te lossen.

Je kunt een verbetervoorstel doen.

Stageopdracht

In elk bedrijf komen klachten voor, hoe wordt er met klachten binnen jouw stagebedrijf omgegaan? Beschrijf de klachtenprocedure op welke manier er met klachten wordt omgegaan.

Beschrijf een ontvangen klacht en op welke manier jij die kunt oplossen wanneer deze binnen jouw verantwoording valt.

Op welke manier kun je ervoor zorgen dat deze klachten niet of minder voorkomen? Stel een verbetervoorstel hiervoor op.

Een verslag over de ontvangen klacht. Beschrijf hoe je de klacht hebt verwerkt volgens de klachtenprocedure van het bedrijf.

Het uitgewerkte verbetervoorstel voor een bepaalde klacht.

De stagiair moet met verschillende type gasten en klanten kunnen omgaan in de professionele omgeving. In deze opdrachten komt de student in aanraking met gasten of klanten en zal deze een dienst of product aanbevelen en verkopen. In elk bedrijf komen klachten voor, de student moet inzicht krijgen in op welke manier in de praktijk met de klachten wordt omgegaan. In deze opdrachten wordt de term gast en klant door elkaar gebruikt, wanneer er gast wordt geschreven kan er ook klant worden gelezen.

Hoe de gast op een positieve manier wordt geholpen en op welke manier de relatie met de gast kan worden verstevigd.

B1-K2 Treedt op als aanspreekpunt voor klanten/gasten
W1 Ontvangt de klant/gast

W2 Informeert en adviseert de klant/gast

W3 Verkoopt en/of verhuurt producten en/of diensten

W4 Signaleert en behandelt klachten

W5 Onderhoudt in- en/of externe contacten

Inleveren Stageopdrachten