Stageopdrachten Kerntaak B1-K2: Organiseert evenement en evenementpromotie

Maak een opzet van een (intern) draaiboek

Maak een opzet voor een (intern) draaiboek (zie Bijlage 1 Format Draaiboek.docx) dat past bij het evenementplan. Neem in de opzet van het (interne) draaiboek de volgende zaken op:

1. De wensen en eisen van de opdrachtgever
2. Beschrijf wie waar verantwoordelijk voor is en leg dit vast in een tijdsplanning.
3. Beschrijf de voorbereiding, uitvoering, opbouw en afbouw.

Lever hier onderstaande producten in:

• Draaiboek; als je gebruik maakt van een format van het bedrijf/de organisatie waarvoor je opdracht maakt, moeten alle onderdelen uit bijlage 1 erin terug te vinden zijn, zodanig dat het volgens de structuur overeenkomt met de inhoud van de bijlagen.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Maak een callsheet

Maak een callsheet (zie Format Bijlage 2 Callsheet.docx ) waarin alle contactgegevens van betrokkenen, planning en praktische informatie zijn opgenomen.

Zorg ervoor dat je callsheet:

1. helder en overzichtelijk is;
2. compleet is.

Lever hier onderstaande producten in:

• Callsheet; als je gebruik maakt van een format van het bedrijf/de organisatie waarvoor je opdracht maakt, moeten alle onderdelen uit bijlage 2 erin terug te vinden zijn, zodanig dat het volgens de structuur overeenkomt met de inhoud van de bijlagen.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

Draaiboek

Onderstaande elementen zijn volledig aanwezig:

– passen bij eventplan;

– beleggen van verantwoordelijkheden (wie en wat);

– compleet: van voorbereiding, uitvoering tot afbouw.

Callsheet

Het draaiboek en callsheet zijn volledig:

– helder;

– overzichtelijk;

– compleet.

Bedenk ideeën voor communicatie-uitingen

Bedenk nieuwe en creatieve ideeën voor communicatie-uitingen. Zorg ervoor dat je ideeën aan de volgende eisen voldoen.

1. Creatief en correct geformuleerd
2. Afgestemd op doel en doelgroep
3. Volgens de gestelde huisstijl/kwaliteitseisen
4. Volgens de wensen en eisen van de opdrachtgever

Lever hier onderstaande producten in:

• Voorstel ideeën voor communicatie-uitingen: verantwoordingsdocument met daarin hoe je hebt afgestemd op doel en doelgroep, volgens welke gestelde huisstijl/kwaliteitseisen het is gemaakt en waarom en volgens welke wensen en eisen van de opdrachtgever. Ook beschrijf je hoe we dat in het voorstel terugzien.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Opstellen communicatie-uitingen

Stel communicatie-uitingen op of lever conceptteksten aan voor communicatie-uitingen. Zorg ervoor dat ze aan de volgende eisen voldoen.

1. Scherp en kernachting geformuleerd
2. Passend bij doel en doelgroep
3. Vormgeving en taalgebruik afgestemd op de doelgroep

Lever hier onderstaande producten in:

Communicatie-uitingen of conceptteksten voor communicatie-uitingen:

• Lever minimaal één digitale versie van een advertentie of een flyer of een poster aan.
• Lever een (audio)visueel bestand aan van een social-mediapost.
• Een geüpdatete versie van het draaiboek.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

De communicatie-uitingen zijn volledig:

– creatief en correct geformuleerd;

– afgestemd op doel en doelgroep;

– conform de gestelde huisstijl/ kwaliteitseisen;

– conform wensen en eisen opdrachtgever.

De communicatie-uitingen zijn volledig:

– scherp geformuleerd;- kernachtig;

– passend bij doel en doelgroep;

– qua vormgeving en taalgebruik afgestemd op de doelgroep.

Het draaiboek is correct aangevuld conform de andere soortgelijke taken.

Offertes

Neem voor één in te huren of aan te kopen onderdeel van het evenement contact op met verschillende partijen. Vraag ten minste drie offertes op. Denk daarbij aan de volgende eisen.

1. De wijze van correspondentie is in correcte taal en afgestemd op doelgroep.
2. Je doet onderhandelingen op basis van kwaliteitseisen en kosten.
3. De offertes zijn volledig en vergelijkbaar.
4. Er wordt rekening gehouden met duurzaamheid.
5. Je werkt volgens instructies en procedures van het bedrijf.

Lever hier onderstaande producten in:

• Een briefing/offerteverzoek met daarin een overzicht van de minimumeisen waaraan de offerte moet voldoen.
• 3 opgevraagde offertes
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Selecteren offertes

Maak een voorstel aan de hand van de opgevraagde offertes.

1. Vergelijk de offertes op basis van prijs, kwaliteit en duurzaamheid.
2. Onderbouw je keuze.
3. Pas het draaiboek aan op basis van je keuze.

Lever hier onderstaande producten in:

• Document met voorstel met onderbouwing van de keuze op basis van prijs, kwaliteit en duurzaamheid en vastgelegde afspraken.
• Een geüpdatete versie van het draaiboek.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

De opgevraagde offertes zijn volledig:

– juist, relevant en gebruiken correcte taal;

– aansluitend op de vraag;

– afgestemd op doelgroep;

– volledig en vergelijkbaar, rekening houdend met duurzaamheid;

– conform instructies en procedures van het bedrijf.

Het voorstel is volledig onderbouwd:

– op gekozen leverancier;

– op prijs en kwaliteitseisen;

– op duurzaamheid.

Het draaiboek is correct aangevuld conform de andere soortgelijke taken.

Registeren

Registreer en verwerk correct en nauwkeurig de benodigde gegevens van de deelnemers, medewerkers, artiesten, leveranciers en/of bezoekers.

1. Breng de gegevens in kaart.
   Denk daarbij aan contactgegevens en aanvullende informatie over deelnemers, medewerkers, artiesten, leveranciers en/of bezoekers (bijvoorbeeld aankomsttijd, benodigde parkeerplek, dieetwensen).
2. Werk volgens de geldende procedures van het bedrijf.
3. Ga zorgvuldig en integer om met klantgegevens en privacygevoelige informatie.

Lever hier onderstaande producten in:

• Overzicht registratie van gegevens in door middel van screenshots registratiesysteem en/of Exceldocument met overzichten registraties
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Informeren en monitoren

Monitor en informeer de deelnemers, medewerkers, artiesten, leveranciers en/of bezoekers.

1. Controleer nauwkeurig de ingevoerde gegevens.
2. Bewaak nauwgezet de voortgang en afhandeling van de correspondentie.
3. Lever correspondentie (instructie) in correcte taal, afgestemd op doelgroep, evenement en huisstijl.
4. Stel het draaiboek bij.

Lever hier onderstaande producten in:

• Correspondentie: minimaal 1 voorbeeld van interne correspondentie en 1 voorbeeld van externe correspondentie ten behoeve van het monitoren en informeren van deelnemers, medewerkers, artiesten, leveranciers en/of bezoekers.
• Een geüpdatete versie van het draaiboek.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

De benodigde gegevens van deelnemers/ medewerkers/ bezoekers zijn volledig:

– correct;

– nauwkeurig;

– snel geregistreerd/in kaart gebracht, conform de geldende procedures met inachtneming van privacygevoelige informatie.

De deelnemers/ medewerkers/ bezoekers zijn volledig:

– correct;

-nauwkeurig;

– op juiste wijze conform doelgroep/ evenement geïnformeerd en/of gemonitord.

Het draaiboek is correct aangevuld conform de andere soortgelijke taken.

Inventariseren en regelen

Maak een inventarisatie voor de logistieke en technische stromen/benodigdheden. Breng in kaart wat er is en wat er nodig is. Maak een overzicht voor de deelnemers, medewerkers, bezoekers en leveranciers.

Lever hier onderstaande producten in:

• Overzicht inventarisatie voor de logistieke en technische stromen/benodigdheden in de vorm van (Excel)document met overzichten en/of screenshots/uitdraaien van gebruikte programma’s/apps
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Controleren

Voor en tijdens het evenement bewaak je de voortgang en geef je, waar nodig, instructie of informatie. Controleer en instrueer bij de voorbereiding, opbouw- en afbouwfase volgens draaiboek en gemaakte afspraken.

Lever hier onderstaande producten in:

• Een video-opname van een instructie aan een of meerdere medewerkers. Jij dient goed in beeld te zijn en verstaanbaar.
• Een geüpdatete versie van het draaiboek.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

Er is volledig:

– een inventarisatie voor de logistieke en technische stromen/benodigdheden: wat is er en wat heb je nodig;

– een overzicht voor de deelnemers/medewerkers/ bezoekers en leveranciers.

Er is volledig gecontroleerd, geïnstrueerd bij de voorbereiding, opbouw- en afbouwfase conform draaiboek en gemaakte afspraken

Het draaiboek is correct aangevuld conform de andere soortgelijke taken.

Organiseren van op- en afbouw

Zorg ervoor dat de op- en afbouw van de ruimte(s), materialen en apparatuur georganiseerd zijn volgens het draaiboek en de gemaakte afspraken.

Lever hier onderstaande producten in:

• Een realistische plattegrond met de eventlocatie waarmee (indien van toepassing) zowel, publieksruimtes, personeelsruimtes, aan- en afvoerroutes en/of parkeerruimtes duidelijk worden gemaakt.
• Correspondentie (zoals e-mails of WhatsAppberichten), aantekeningen en/of foto’s/video’s met betrekking tot op- en afbouw
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Organiseren van de dagelijkse voorzieningen

Regel de dagelijkse voorzieningen volgens het draaiboek en de gemaakte afspraken.

Lever hier onderstaande producten in:

• Correspondentie (zoals e-mails of WhatsAppberichten), aantekeningen en/of foto’s/video’s met betrekking tot de dagelijkse voorzieningen.
• Een geüpdatete versie van het draaiboek.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

De opbouw van ruimte(s), materialen en apparatuur zijn volledig georganiseerd conform draaiboek en gemaakte afspraken.

De dagelijkse voorzieningen zijn volledig geregeld conform draaiboek en gemaakte afspraken.

Het draaiboek is correct aangevuld conform de andere soortgelijke taken.

Informeren en instrueren van beveiligingsplan

Informeer en instrueer de beveiligingsorganisatie en/of assisteer hierbij.

1. Controleer het veiligheidsplan (calamiteitenplan, ontruimingsplan, beveiligingsplan) op volledigheid en actualiteit.
2. Overleg met de opdrachtgever over aandachtspunten rondom de veiligheid.

Lever hier onderstaande producten in:

• Aantekeningen e/of correspondentie ten behoeve van het (assisteren bij) informeren en instrueren beveiligingsorganisatie
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Controleren arbeidsveiligheid

Je let op de naleving van de veiligheidsvoorschriften door medewerkers en de arbeidsveiligheid.

Bespreek de actualiteit van het veiligheidsplan (calamiteitenplan, ontruimingsplan, beveiligingsplan) en de arbeidsveiligheid van de medewerkers.

Lever hier onderstaande producten in:

• Een gespreksverslag van het overleg over de veiligheid
• Verslag over afspraken ten aanzien van arbeidsveiligheid
• Een geüpdatete versie van het draaiboek
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

De kandidaat heeft volledig tijdig, helder en nauwkeurig de beveiligingsorganisatie geïnformeerd en geïnstrueerd.

De kandidaat heeft volledig gelet op naleving van veiligheidsvoorschriften en arbeidsveiligheid.

Het draaiboek is correct aangevuld conform de andere soortgelijke taken.

De beoordelingsformulieren kun je gebruiken als leidraad tijdens een tussentijdse beoordeling en de eindbeoordeling. Bij de tussentijdse beoordeling vul jij en de praktijkopleider beide eerst alleen de beoordeling in en daarna bespreken jullie de overeenkomsten en verschillen.

Examenbekwaam beoordeeld voor een gehele kerntaak? Vraag dan je praktijkopleider om via de praktijkopleiderswebsite de eindbeoordeling in te dienen. Daarna krijg je toegang tot het examenportfolio van de kerntaak.

Portfolio

Je praktijkbeoordelaar beoordeeld je opdrachten op examenbekwaam. Download het formulier en vraag hem jou te beoordelen en een handtekening te plaatsen. Het beoordelingsformulier moet door de praktijkopleider worden toegevoegd aan je portfolio. Heb je jouw portfolio nog niet aangemaakt, hierbij nogmaals de instructie. Om een portfolio aan te maken kan je het onderstaande stappenplan gebruiken.

STAP 1. Bekijk dit filmpje over het portfolio

STAP 2. Ga naar mijn portfolio via deze link: mijnportfolio

STAP 3. Importeer het template met code SJNKI1M via de knop ‘+ nieuwe toevoegen, importeer template’. In het invulscherm vul je de code in.

STAP 4. Hierna deel jij jouw portfolio door op de + te drukken en het de naam en mailadres in te vullen.

Deel het portfolio ook met je Leerdoelgerichtcoach zodat hij je examen kan aanvragen

STAP 5. Vraag je praktijkopleider de beoordeling up te loaden. (tip: doe het samen)