Kerntaak B1-K1 Stelt evenementplannen op en/of ondersteunt daarbij

1. Verzamel relevante informatie over de organisatie. Gebruik hiervoor interne en/of externe bronnen.
2. Verzamel relevante informatie over het te organiseren evenement, zoals locatie, doel en doelgroep. Gebruik hiervoor interne en/of externe bronnen.
3. Verzamel ideeën m.b.t. duurzaamheid.
4. Analyseer alle verzamelde informatie en ga na welke informatie over het te organiseren evenement nog ontbreekt.
5. Stel een lijst met vragen op voor het te voeren gesprek en/of gebruik een standaardlijst van de organisatie waarvoor je werkt.
6. Bedenk hoe je jezelf en/of de organisatie waarvoor je werkt, wil pitchen tijdens het gesprek.

Lever hier onderstaande producten in:

• Lijst met vragen.
• Lijst met bevindingen van voorbereiding gesprek en bronnenlijst volgens richtlijnen bronvermelding.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Gespreksverslag

1. Neem deel aan het gesprek met de opdrachtgever.
   a) Verzamel tijdens het gesprek wensen en eisen van de opdrachtgever.
   b) Maak aantekeningen van het gesprek.
   c) Maak afspraken met de opdrachtgever over het vervolg van het traject.
2. Schrijf een gespreksverslag met daarin wensen, eisen en gemaakte afspraken.
   Gebruik daar het format uit bijlage 1 voor.

Lever hier onderstaande producten in:

• Gespreksverslag, maak gebruik van de bijlage; vermeld naam, klas en studentnummer in je werk.
• Video-opname van het gesprek, opdrachtgever hoeft niet herkenbaar in beeld, jij zelf wel.
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

Je hebt je goed voorbereid voor door het volgende volledig in beeld te brengen:

– opdrachtgever en doelgroep;

– achtergrond (waarom/doel) van het evenement;

– inventarisatie wensen en eisen opdrachtgever;

– evenementen-datum;

– ideeën m.b.t. duurzaamheid.

De inhoudelijke elementen zijn volledig aanwezig:

– doel en doelgroep van het evenement;

– wensen en eisen van de opdrachtgever;

– gemaakte afspraken;

– ideeën m.b.t. duurzaamheid.

Verzamelen informatie

1. Verzamel betrouwbare, relevante en actuele achtergrondinformatie over het te organiseren evenement. Maak hierbij gebruik van interne en/of externe bronnen.
2. Selecteer en analyseer betrouwbare, relevante en actuele informatie en trek conclusies.

Bevindingen en conclusies

1. Breng de bevindingen en conclusies overzichtelijk in kaart. Gebruik daar het format uit bijlage 2 voor.
2. Leg het document voor aan je opdrachtgever.

Lever hier onderstaande producten in:

• Document met bevindingen en conclusies met gebruikmaking van bijlage 2, inclusief bronnenlijst (volgens richtlijnen bronvermelding);
• Verslaglegging; het document is voorgelegd aan opdrachtgever, voorzien van handtekening;
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

Verslag;

Voorgelegd aan leidinggevende, voorzien van handtekening.

Bronnen

De gebruikte bronnen zijn volledig: – betrouwbaar; – relevant; – actueel.

Selecteren en analyseren

De selectie en analyse voldoet volledig aan de volgende eisen: – de selectie en analyse zijn passend bij de opdracht en opdrachtgever; – de bronnen zijn logisch geselecteerd en geanalyseerd; – de bronnen zijn deskundig en duidelijk toegelicht.

Bevinding en conclusies

De bevindingen en conclusies sluiten volledig aan bij: – doel en doelgroep van het evenement; – wensen en eisen van de opdrachtgever; – gemaakte afspraken; – ideeën m.b.t. duurzaamheid.

Inventariseren risico’s, oplossingen en benodigde vergunningen

1. Inventariseer de risico’s van het evenement.
   a) Maak eventueel gebruik van kennis van experts en/of opdrachtgever;
   b) Maak een overzicht van de risico’s.
2. Inventariseer bijbehorende en haalbare oplossingen voor de risico’s.
   a) Maak eventueel gebruik van kennis van experts en/of opdrachtgever;
   b) Maak een overzicht van de oplossingen.
3. Inventariseer de benodigde vergunningen en bijbehorende verplichtingen.
   a) Maak eventueel gebruik van kennis van experts en/of opdrachtgever;
   b) Maak een overzicht van benodigde vergunningen en bijbehorende verplichtingen.

bijlage 3 Format risico’s en benodigde vergunningen.docx

Lever hier onderstaande producten in:

• Inventarisatielijst van risico’s en oplossingen; maak gebruik van bijlage, vermeld naam, klas en studentnummer;
• Overzicht van vergunningen en bijbehorende verplichtingen;
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Overzicht vergunningen en verplichtingen

Inventariseren risico’s en oplossingen

1. Inventariseer de benodigde vergunningen en bijbehorende verplichtingen.
   a) Maak eventueel gebruik van kennis van experts en/of leidinggevende.
   b) Maak een overzicht van benodigde vergunningen en bijbehorende verplichtingen.

Lever hier onderstaande producten in:

• Overzicht van benodigde vergunningen en daarbij behorende verplichtingen, vermeld ook vergunningen die gelden en die de organisatie/locatie al bezit;
  maak gebruik van bijlage, vermeld naam, klas en studentnummer
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

De risico’s zijn grotendeels volledig, relevant en overzichtelijk in kaart gebracht.

De oplossingen zijn volledig: – haalbaar, volledig en overzichtelijk, passend bij de risico’s: – passend bij de wensen en eisen van de opdrachtgever

Het overzicht van benodigde vergunningen en bijbehorende verplichtingen is relevant en volledig.

Maak voorstel evenementplan

1. Maak een voorstel voor een evenementplan, op basis van de wensen en eisen van de opdrachtgever. Gebruik daar het format uit bijlage 4 voor.

bijlage 4 Format voorstel evenementplan.docx

a) Beschrijving evenement;
b) Belangrijkste kenmerken en/of onderdelen van het evenement;
c) Doelstelling/doelgroep(en) evenement;
d) Beschrijving van de aspecten m.b.t. duurzaamheid van het evenement;
e) Globaal programma en tijdsplanning;
f) Budget;
g) Back-upplan;
h) Onderbouwing keuzes.

Bespreken voorstel

1. Bespreek het globale en het back-up voorstel voor het evenementplan en beargumenteer je keuze voor de opdrachtgever;
2. Verwerk eventuele feedback van de opdrachtgever in het voorstel.

Lever hier onderstaande producten in:

• Voorstel evenementplan inclusief back-upvoorstel; maak gebruik van bijlage, vermeld naam, klas, studentnummer en gegevens opdrachtgever;
• Feedback van de opdrachtgever op jouw voorstel voor het evenement;
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

De voorstellen, het globale en het back-up- voorstel, zijn – volledig; – haalbaar (realistisch); – creatief; – passend bij de wensen en eisen van de opdrachtgever; – passend bij het doel en de doelgroep.

De beargumenteerde voorstellen zijn volledig onderbouwd en de feedback is volledig verwerkt.

Uitwerken evenementplan

1. Stel het evenementplan gestructureerd, overzichtelijk en volledig op. Gebruik hier eventueel het format uit bijlage 5 voor.
2. Het evenementplan kan de volgende onderdelen bevatten (afhankelijk van het evenement):
   a) Omschrijving concept evenement;
   b) Doel van het evenement;
   c) Doelgroep van het evenement;
   d) Randvoorwaarden;
   e) Planning;
   f) Programmering;
   g) Beschrijving van de aspecten van duurzaamheid voor het evenement;
   h) Communicatie en promotie;
   i) Risico’s en oplossingen;
   j) Back-upplan.

Lever hier onderstaande producten in:

Evenementplan; maak gebruik van bijlage, vermeld naam, klas, studentnummer en gegevens opdrachtgever
Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Voorleggen evenementplan

1. Leg het evenementplan voor aan je collega’s en/of opdrachtgever.
2. Verwerk zo nodig het commentaar van je collega’s en/of opdrachtgever.

Presenteren evenementplan

1. Maak een presentatie met je uitgewerkte evenementplan. Zorg ervoor dat de presentatie helder en beeldend is en dat deze past bij de organisatie.
2. Presenteer je evenementplan aan de opdrachtgever.

Lever hier onderstaande producten in:

• Presentatie van het evenementplan; mag gebruik maken van PowerPoint, Prezi of Canva;
• Lijst met feedback van collega’s en/of opdrachtgever naar aanleiding van de presentatie;
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

Het evenementplan en back-upplan beschrijven volledig de inhoudelijk relevante elementen.

Het evenementplan en back-upplan zijn volledig: – overzichtelijk; – helder gestructureerd; – aansprekend vormgegeven; – in correct Nederlands geschreven.

In het evenementplan en back-upplan is volledig rekening gehouden met aspecten van duurzaamheid.

De kandidaat legt de evenementplannen voor aan collega’s, leidinggevende of opdrachtgever.

Het presenteren is volledig: – passend bij de organisatie; – helder en beeldend (d.m.v. visuele hulpmiddelen en/of presentatietechnieken).

Opstellen begroting

1. Stel een begroting op en verwerk alle benodigde informatie voor het evenementplan en back-upplan. Verwerk alle benodigde informatie nauwkeurig,
gestructureerd en verzorgd qua taal en opmaak. Zorg ervoor dat alle kosten en baten daarin staan, passend bij de kostensoorten voor de organisatie. Gebruik
daar het format uit bijlage 6a voor.

Opstellen offerte

1. Stel een offerte op voor het evenementplan en back-upplan. Verwerk alle benodigde informatie nauwkeurig, gestructureerd en verzorgd qua taal en opmaak. Gebruik daar eventueel het format uit bijlage 6b of gebruik het format van het bedrijf. De offerte kan de volgende onderdelen bevatten:
   a) Kostenoverzicht op basis van de begroting.
   b) Beschrijving van het programma, locatie, tijd en financiële risico’s.

Voorleggen begroting en offerte

1. Leg de begroting en offerte ter goedkeuring voor aan de opdrachtgever.
   a) Leg de begroting en offerte voor aan de opdrachtgever.
   b) Pas indien nodig de begroting en/of offerte aan.

Lever hier onderstaande producten in:

• Begroting; maak gebruik van bijlage
• Offerte inclusie begeleidend schrijven; maak gebruik van bijlage
• Zorg dat je opdracht voorzien is van naam, studentnummer, werkproces, naam event/opdrachtgever.

Resultaat

De begroting is volledig:

– volledig en kloppend (alle verwachte baten en kosten zijn in kaart gebracht bij de passende kostensoorten);

– nauwkeurig;

– gestructureerd;

– verzorgd qua taal en opmaak.

De offerte is volledig:

– volledig en kloppend (met tenminste programma, locatie, tijd, risico’s en kostenoverzicht op basis van begroting);

-nauwkeurig;

-gestructureerd;

-verzorgd qua taalgebruik en opmaak

De offerte en begroting zijn begrijpelijk en correct en voorgelegd aan de leidinggevende ter goedkeuring.

De beoordelingsformulieren kun je gebruiken als leidraad tijdens een tussentijdse beoordeling en de eindbeoordeling. Bij de tussentijdse beoordeling vul jij en de praktijkopleider beide eerst alleen de beoordeling in en daarna bespreken jullie de overeenkomsten en verschillen.

Examenbekwaam beoordeeld voor een gehele kerntaak? Vraag dan je praktijkopleider om via de praktijkopleiderswebsite de eindbeoordeling in te dienen. Daarna krijg je toegang tot het examenportfolio van de kerntaak.

Portfolio

Je praktijkbeoordelaar beoordeeld je opdrachten op examenbekwaam. Download het formulier en vraag hem jou te beoordelen en een handtekening te plaatsen. Het beoordelingsformulier moet door de praktijkopleider worden toegevoegd aan je portfolio. Heb je jouw portfolio nog niet aangemaakt, hierbij nogmaals de instructie. Om een portfolio aan te maken kan je het onderstaande stappenplan gebruiken.

STAP 1. Bekijk dit filmpje over het portfolio

STAP 2. Ga naar mijn portfolio via deze link: mijnportfolio

STAP 3. Importeer het template met code SJNKI1M via de knop ‘+ nieuwe toevoegen, importeer template’. In het invulscherm vul je de code in.

STAP 4. Hierna deel jij jouw portfolio door op de + te drukken en het de naam en mailadres in te vullen.

Deel het portfolio ook met je Leerdoelgerichtcoach zodat hij je examen kan aanvragen

STAP 5. Vraag je praktijkopleider de beoordeling up te loaden. (tip: doe het samen)